Demokratistegen för studieförbund

När verksamhetsledaren har beslutat att arbeta med Demokratistegen bildar ni en arbetsgrupp, Demokratigruppen. Gruppen har mandat och ansvar för att driva arbetet. För att få med olika perspektiv bör flera funktioner i verksamheten ingå.

I det här steget sätter sig Demokratigruppen in i modellen och ert uppdrag. Ni ska i detta steg också planera för och genomföra ett introduktionstillfälle med all personal för att informera om och skapa engagemang för Demokratistegen.

Glöm inte att det går att boka handledning i alla steg.

I resursbanken hittar ni filmer, texter och annat material att inspireras av.

Demokratistegen är ett systematiskt kvalitetsarbete och består av sju steg som tar er genom arbetet. Titta på filmen och samtala om innehållet för att skapa en gemensam förståelse för modellen. Diskutera hur den kan tillämpas i er verksamhet.

Det övergripande målet med Demokratistegen är att bidra till ett aktivt deltagande i arbetet med demokrati och mänskliga rättigheter för studieförbundens personal, förtroendevalda och ledare. 

För att nå det övergripande målet behövs följande:

1. Demokratiska studieförbund för ett aktivt deltagande i demokratin. 
2. Systematiskt arbete för kvalitet. 
3. Utvecklingsarbete utifrån bästa tillgängliga kunskaper och erfarenheter. 
4. Utvecklingsarbete för all personal, förtroendevalda och cirkelledare -förankring i verksamhetens alla delar. 
5. Fokus på främjande och förebyggande arbete för att minska behovet av åtgärdande insatser.  

Hela studieförbundet deltar i arbetet. En mindre arbetsgrupp ansvarar för och driver arbetet. Övriga medarbetare deltar i olika omfattning, beroende på roll, uppdrag och förutsättningar.

Enkäter, reflektionsunderlag och filmer är utformade för att följa och stärka studieförbundens gemensamma Demokratiförklaring.  I den står det bland annat så här: 

Studieförbunden har också en viktig uppgift i att arbeta demokratifrämjande med individer eller grupper som vill arbeta med att utveckla och stärka sina demokratiska värderingar. Sådana insatser måste vara noga genomtänkta och följas nära. 

Varje studieförbund: 

• Respekterar alla människors lika värde, värdighet och rättigheter. 
• Respekterar lagens diskrimineringsgrunder och behandlar alla människor lika. 
• Tar avstånd från alla former av våld och våldsbejakande extremism och varje form av tvång, hot eller annan kränkning av människors grundläggande fri- och rättigheter. 
• Främjar yttrandefrihet och öppna diskussioner, alltid utifrån en demokratisk värdegrund. 
• Tar fullt ansvar för alla arrangemang som vi anordnar. 

Vi erbjuder handledning i arbetet med Demokratistegen. Boka tid här.

Nu är det dags att kalla till ett introduktionsmöte med all personal där ni informerar och skapar engagemang för det fortsatta arbetet. Det är viktigt att förankra arbetet så att alla känner sig delaktiga. Genom att inspirera och kompetensutveckla personalen lägger ni en viktig grund för det fortsatta arbetet.

Samla all personal för att informera om Demokratistegen, vad arbetet innebär och vilka olika delmoment som ingår. På mötet är det lämpligt att visa filmen som berättar översiktligt om Demokratistegen.

Förslag till programpunkter för introduktionsmötet:

• Visa filmen ”Det här är Demokratistegen”.
• Informera om organisation, planering och syfte för arbetet. Vad vill vi uppnå? 
• Gå igenom av studieförbundens demokratiförklaring. 
• Informera om personalgruppens medverkan och roll i arbetet.
• Informera om hur enkäter ska genomföras. 
• Informera om tider för gemensamma möten. 
• Ge möjlighet till gruppsamtal, reflektion och frågor. 

Ni som känner er arbetsplats vet om ni behöver komplettera med ytterligare material kopplat till studieförbundens demokratiarbete.  

Här hittar ni stödmaterial för ert arbete med detta steg.

Checklista

• Se filmer
• Planera demokratigruppens arbete och fastställ datum.
• Planera tider för aktiviteter med personal och deltagare, se planeringsmallen.
• Planera introduktionsmötet.
• Genomför introduktionsmötet.

Material

• Filmen "Det här är Demokratistegen".
• Planeringsmall (PDF, öppnas i nytt fönster)

Fördjupning

• Diskrimineringslagen
• Arbetsmiljölagen

Demokratistegen utgår också från lärdomar från: 

Dembra och Europarådets ramverk om kompetenser för en demokratisk kultur. 

Nu är det dags att gå vidare till nästa steg: Kartlägga.

Lycka till!

I detta steg gör ni en nulägesbeskrivning för att identifiera era behov. Kartläggningen ger en bild av hur väl studieförbundet eller avdelningen möter upp och hanterar demokratifrågor. Resultatet analyseras sedan och mynnar ut i en plan för insatser.

Komplettera gärna kartläggningen med egen dokumentation för att få en heltäckande bild. Det kan till exempel vara tidigare utvärderingar, inträffade händelser och annat. Kartläggningen som görs inom Demokratistegen behöver också förhålla sig till andra behov som studieförbundet har. Man kan till exempel koppla in studieförbundets särart, där särskilda utmaningar och krav gällande demokrati och mänskliga rättigheter kan vara bra att ha med. Det kan exempelvis vara arbetet med arbetsmiljö och likabehandling. Eller särskilda målgrupper i verksamheten där det finns speciella frågor att lyfta.

Arbetet med enkäterna kräver omsorg. Det ska kännas meningsfullt och smidigt för de som medverkar och vara tydligt vad syftet är. Enskilda personers svar ska inte kunna identifieras eller komma i fel händer. Hela processen ska presenteras, så att alla känner sig trygga i att GDPR följs.

Kartläggningen handlar om att få en generell bild av studieförbundet eller avdelningen. Enskilda personers etnicitet, religion, sexuella läggning, personliga förhållanden eller behov ska inte kartläggas. Allas olika perspektiv och allas medverkan är viktig. 

I Demokratistegen finns en enkät som utgår från studieförbundens gemensamma demokratiförklaring, för personal, förtroendevalda och cirkelledare. Ni väljer själva vilka övriga underlag ni vill använda och komplettera med. 

Ta ställning till om enkäterna ska besvaras digitalt eller manuellt, vilket enkätverktyg som då ska användas och vem som lägger in enkäterna i verktyget. Kanske har studieförbundet ett eget enkätverktyg. Tänk på vem som ska få ta del av enkätsvaren och att känslig information inte får komma ut. 

Demokratistegens enkäter kan användas på två sätt:  

1. Digitalt via mejl. Ni får en unik länk att använda för att genomföra enkäten. Efteråt får ni en automatisk sammanställning av svaren. 
2. Frågor i pdf. Ni skriver ut frågorna och använder dem som de är. Ni kan också välja ut frågor som kan komplettera andra enkäter. Efteråt sammanställer ni resultaten själv.

Länk till digitala enkäter och frågor i pdf finns i avsnittet Material längre fram i detta steg. 

När ni vet hur ni ska använda enkäterna behöver ni planera för genomförandet. Bestäm också vilka andra underlag ni vill använda i kartläggningen, till exempel händelser som inträffat eller utvärderingar av verksamheten. 

Informera de medverkande om: 

• enkätens syfte och innehåll
• hur resultaten och återkopplingen kommer att kommuniceras
• att det tar cirka 15 minuter att genomföra enkäten
• att enkäten är anonym och att svaren behandlas konfidentiellt

Demokratigruppen sammanställer enkäterna och informerar verksamheten om resultatet. Bjud in till samtal och samla in eventuella kommentarer. Dessa kan också bidra till kartläggningen.

När demokratigruppen har sammanställt kartläggningen och presenterat den ska ni ha en tydlig bild av nuläget. 

Underlagen består då av:

• enkäter från personal, ledare och förtroendevalda
• underlag från övriga samtal från till exempel träffen där resultaten presenterades
• annat underlag, t. ex tidigare utvärderingar och inträffade händelser.

Se till att underlagen täcker de områden som Demokratistegen och demokratiförklaringen berör.

Gör en sammanställning för varje område, där ni listar vilka utmaningar och styrkor kartläggningen visar. I nästa steg ska ni sedan analysera möjliga och bakomliggande orsaker och fundera på tänkbara åtgärder.

Även om det är viktigt att inte föregå analyssteget, kan ni i arbetet upptäcka saker som måste åtgärdas direkt. Till exempel om det kommer fram att deltagare blir utsatta för kränkningar. Tänk på att även för mer långsiktiga frågor kan samtal utifrån de olika stegen om kartläggning, analys, mål och insatser gå in i varandra. Det ligger i arbetsprocessens natur, även om stegen beskrivs åtskilda. 

Se Material för mer stöd för arbetet.

Här hittar ni stödmaterial för ert arbete med detta steg.

Checklista

• Bestäm hur enkäterna ska göras.
• Genomför ett introduktionssamtal.
• Genomför enkäten.
• Sammanställ av enkätsvaren.
• Presentera och prata om resultaten och dokumentera samtalet till demokratigruppen -kollegial reflektion.
• Ta med andra relevanta underlag.
• Gör en nulägesbeskrivning och identifiera utvecklingsområden.
• Åtgärd brister direkt om det går.

Material

• Enkät som PDF (öppnas i nytt fönster)
• Beställ digital enkät (öppnas i nytt fönster)

Fördjupning

• Diskrimineringslagen
• Arbetsmiljölagen
• Läs mer om Europarådets ramverk om kompetenser för en demokratisk kultur (information på engelska). 

Nu är det dags att gå vidare till nästa steg: Analysera.

Lycka till!

I detta steg analyserar demokratigruppen den nulägesbeskrivning som kartläggningen ledde till. Diskutera er fram till en gemensam bild. Den samlade analysen ska presenteras för all personal. Alla som deltagit ska ges tillfälle att kommentera och komplettera analysen. Syftet är att komma fram till vilka utvecklingsområden ni ska prioritera och arbeta med framåt. 

Om det i kartläggningen kommer fram brister i verksamheten, fundera då på vad det beror på. Analysen bildar underlag för de insatser som behöver göras.

Det är viktigt att inte vara för snabb med att hitta lösningar. Stanna upp och reflektera tillsammans över orsaker utifrån de underlag som finns. Fundera både över synliga problem och underliggande orsaker. 

I detta steg kan demokratigruppen med fördel ta hjälp av handledare. Boka handledning här.

Samla in underlag från de kollegiala reflektionerna och komplettera nulägesbeskrivningen.

Att göra en analys innebär att ställa många frågor om varför ett nuläge ser ut som det gör. Hur man förstår eller tolkar ett resultat påverkar vilka åtgärder man väljer. Gör en samlad analys genom att utgå från de olika områden som finns i enkäterna. Kom ihåg att alla delar hänger ihop och bildar en helhet.

Nulägesbeskrivningen från förra steget är underlag för analysen, när ni nu går igenom de identifierade utvecklingsområdena.

Diskussionsfrågor 

• Vilka orsaker har era utmaningar? 
• Vilka synliga och underliggande förklaringar ser ni? 
• Finns förklaringarna att hämta i hur arbetet organiseras, kopplat till regler, rutiner eller gamla vanor och hur de tillämpas? 
• Behövs kompetensutveckling i personalgruppen? 
• Finns förklaringar i arbetsplatsens kultur, normer och värderingar som medvetet eller oreflekterat kommuniceras? 

En del utmaningar kan gälla hela arbetsplatsen och andra vissa delar, grupper eller verksamheter. En del utmaningar kan ha funnits länge och andra under vissa perioder. Fokusera på orsakerna som ligger inom ert uppdrag och som ni har möjlighet att påverka.

I Demokratistegens resursbank kan ni fördjupa era kunskaper om de olika sakområdena för att bättre förstå utmaningar och orsaker. 

När ni har gjort en första analys av nuläget väljer ni några områden där ni ser att arbetet behöver utvecklas.

Genomför en gemensam workshop i demokratigruppen, fördjupa er i analysen och presentera de områden där arbetet behöver utvecklas. 

Utgå ifrån er analys, välj ett eller flera områden som ni vill utveckla. Välj det eller de områden där arbete kan göra störst skillnad för att höja kvaliteten. 

Se till att hela personalen får möjlighet att bidra till nulägesbeskrivningen och analysen. Först därefter kan ni fatta beslut om hur ni ska arbeta vidare. 

Förbered en presentation av nulägesbeskrivningen och er analys, med fokus på de utvecklingsområden ni har identifierat. Välj ut några frågor som personalen ska vara med och diskutera. Syftet är att fördjupa analysen och öka förståelsen för orsaker till problemen. Frågorna ska också ta upp vad personalen anser bör fungera annorlunda, alltså vilka mål ni bör ha och vilka aktiviteter och insatser som kan leda dit.

Genomför workshopen med all personal om möjligt. Om det inte går, ha separata möten för personal, ledare och förtroendevalda. Tänk på att det behövs tid för både presentationen, gruppdiskussioner och återsamling. Samtalen hålls i grupper utifrån de frågor ni valt. Dokumentera gärna samtalen.  

Dokumentationen blir underlaget som används för att revidera analysen in i nästa steg där ni ska formulera mål och välja vad ni ska göra.

Här hittar ni stödmaterial för ert arbete med detta steg.

Checklista

• Ge underlag för analyserna och samla in dokumentation från analyserna. 
• Gör en samlad analys av arbetet utifrån demokratiförklaringen. 
• Genomför en workshop med all personal, där ni samtalar om kartläggningens resultat och den preliminära analysen och samlar in kompletteringar.
• Revidera analysen och för in i planeringsmallen.

Material

• Ytterligare stöd för stegen Analysera, Sätta mål och Planera

Nu är det dags att gå vidare till nästa steg: Sätta mål.

Lycka till!

Baserat på analysen formulerar demokratigruppen vilka mål studieförbundet ska ha för arbetet. Demokratigruppen tar fram och stämmer av förslagen med verksamhetsansvarig och förankrar med personal, förtroendevalda och ledare. Det är verksamhetsansvarig som beslutar om mål och insatser. 

Sätt mål där effekterna kan mätas och se till att målen berör personalen, de förtroendevalda och cirkelledarna. Tänk redan nu på hur måluppfyllelsen ska kunna följas upp. Man kan ha flera mål. Det kan handla om både arbetsmiljö, verksamhetens innehåll och genomförande. Målens omfattning kan variera. Några mål kan vara avgränsade och kräva mindre insatser, medan andra kan vara mer långsiktiga.

Diskutera hur målen förhåller sig till Demokratistegens grundläggande utgångspunkter: 

• Demokratiska studieförbund för ett aktivt deltagande i demokratin.  
• Systematiskt arbete för kvalitet. 
• Utvecklingsarbete utifrån bästa tillgängliga kunskaper och erfarenheter. 
• Utvecklingsarbete för all personal, förtroendevalda och ledare - förankring i verksamhetens alla delar. 
• Fokus på främjande och förebyggande arbete för att minska behovet av åtgärdande insatser. 

Vilka förändringar vill ni åstadkomma och vilka mål vill ni att utvecklingsarbetet ska ha? Målen ska vara klara innan ni börjar fundera på vilka aktiviteter och insatser som är lämpligast. Välj och prioritera aktiviteter och insatser utifrån målen. 

Diskutera tillsammans med personal, förtroendevalda och ledare hur målen förhåller sig till studieförbundens demokratiförklaring och arbete: 

• Respekterar alla människors lika värde, värdighet och rättigheter. 
• Respekterar lagens diskrimineringsgrunder och behandlar alla människor lika. 
• Tar avstånd från alla former av våld och våldsbejakande extremism och varje form av tvång, hot eller annan kränkning av människors grundläggande fri- och rättigheter.
• Främjar yttrandefrihet och öppna diskussioner, alltid utifrån en demokratisk värdegrund.
• Tar fullt ansvar för alla arrangemang som vi anordnar.

När ni funderar över aktiviteter och insatser kan ni besöka Demokratistegens resursbank för att få inspiration och kunskap. Avsett tid för att bekanta er med innehållet i resursbanken för att hitta material som passar era behov.

Använd analysen och prioritera några mätbara mål som verksamheten ska uppnå. Avgränsade och tydliga mål blir lättare att realisera och utvärdera än de alltför omfattande. 

Se över vilka rutiner eller dokument som kan behöva kompletteras eller revideras så att de stämmer med de nya målen. Fundera över vilka mer omfattande insatser ni kan behöva göra för att nå målen.

Använd dessa exempel som stöd och justera listan tillsammans vid behov:

• Verksamhetens innehåll och upplägg 
• Handledningar och studiematerial
• Upplägg av studiecirklar och arrangemang 
• Fördjupning i arbetet med demokratistärkande kompetenser i verksamheten (se stödmaterial) 
• Aktiviteter med deltagarna
• Kompetensutveckling av personal, förtroendevalda eller ledare 
• Kollegiala samarbeten 
• Aktiva åtgärder mot diskriminering 
• Samsyn bland de som är med 
• Regler 
• Rutiner i verksamheten 
• Återkommande punkter på personalmöten 
• Ansvarsfördelning 
• Verksamhetsplanering, övergripande för studieförbundet eller avdelningen och för arbetsgrupper 
• Annat 

Presentera förslagen för personalen och skapa möjlighet att lämna synpunkter. Personalmöten, styrelsemöten och andra gemensamma sammankomster kan vara lämpliga tillfällen. Samla in synpunkter och justera förslagen därefter. 

Säkerställ att det finns resurser till aktiviteterna och insatserna, så att beslut kan fattas.

Här hittar ni stödmaterial för ert arbete med detta steg.

Checklista

• Formulera mål utifrån analysen.
• Föreslå aktiviteter och insatser som gör att ni kan uppnå målen. 
• Använd Demokratistegens resursbank för inspiration. 
• Presentera förslag till mål och insatser för personal.
• Fyll i planeringsmallen. 

Material

• Ytterligare stöd för stegen Analysera, Sätta mål och Planera

Nu är det dags att gå vidare till nästa steg: Planera.

Lycka till!

Nu är det dags att planera aktiviteter och insatser. Stäm av med de berörda och förankra planeringen. Se till att informera alla på studieförbundet eller avdelningen om vad som kommer att hända och vad som ska göras och involvera dem i arbetet.

Det är verksamhetsansvariga som ser till att det finns tid och resurser för arbetet ni planerar. Det ska vara tydligt vem som ansvarar, vilka som berörs och när det ska göras. Lägg in aktiviteterna i planeringsmallen.

Gör en planering för varje insats eller aktivitet. En del insatser är mer omfattande och berör många, såsom t.ex. kompetensutveckling för en personalgrupp. Andra insatser kan handla om att en person blir ansvarig för en enskild uppgift. Det innebär att punkterna i planeringsmallen blir beskrivna olika. Planera också för när och hur insatserna ska utvärderas.

I Demokratistegens resursbank finns metoder och material som är användbara i planeringssarbetet.

För mer stöd i arbetet att planera, se Ytterligare stöd för stegen Analysera, Sätta mål och Planera. 

1. Planera varje aktivitet och insats. Fördela arbetet och använd planeringsmallen.
2. Samarbeta och stäm av med övriga inblandade för att säkerställa att planen fungerar. 
3. Gå igenom planerna och fastställ att de är hållbara och går att genomföra. 
4. Planera också för uppföljning och utvärdering. 
5. Verksamhetsansvarig godkänner planerna, eventuellt efter justeringar. Tid och andra resurser behöver säkerställas. 

Här hittar ni stödmaterial för ert arbete med detta steg.

Checklista

• Åtgärda brister direkt om det går.
• Planera för aktiviteterna och insatserna.
• Fyll i planeringsmallen.
• Informera alla om mål och insatser, och återkoppla eventuella synpunkter till ansvariga.

Material

• Ytterligare stöd för stegen Analysera, Sätta mål och Planera

Nu är det dags att gå vidare till nästa steg: Genomföra.

Lycka till!

I det här steget ska planerade insatser genomföras. Många i personalen deltar och har olika ansvarsområden. Ni som ansvarar har rollen att hjälpa till och lösa knutar om något inte fungerar. 

När insatserna genomförs är det viktigt att ni som ansvarar finns till hands.

Skapa rutiner för kontinuerlig uppföljning av insatserna. Detta för att de som är i gång med olika insatser ska ha möjlighet att rapportera om hur det går. Då blir det också möjligt att justera i planeringen om något inte fungerar.

Stäm av hur genomförandet går i förhållande till uppsatta mål. Fortlöper arbetet enligt planeringen och i linje med de uppsatta målen? Har det gjorts avvikelser? Behövs justeringar? 

Här hittar ni stödmaterial för ert arbete med detta steg.

Checklista

• Åtgärda omedelbart brister som kan justeras direkt 
• Genomför insatser  och aktiviteter
• Genomför kontinuerliga avstämningar mot målen 
• Lägg in regelbundna avstämningar vid gemensamma möten 

Nu är det dags att gå vidare till nästa steg: Utvärdera.

Lycka till!

I det här steget ska ni ta reda på hur insatserna har fungerat och om verksamheten har uppnått de mål som sattes upp. Beroende på vad uppföljningen visar kan ni tillsammans avgöra hur ni vill arbeta vidare. 

Nu befinner ni er i det sista steget i Demokratistegen och det är dags att följa upp utvecklingsinsatserna. Ni behöver i förväg ha bestämt hur och när denna uppföljning ska ske och på vilket sätt personal och deltagare ska göras delaktiga. Om ni gör utvärderingar eller deltagarenkäter kan ni fundera över att lägga in frågor om hur de uppfattar att demokrati och mänskliga rättigheter har präglat studiecirkeln. På detta sätt kan ni ta med deltagarnas perspektiv i fortsatt arbete. 

I uppföljningen behöver alla få tillfälle att reflektera över: 

• Har vi närmat oss målen kopplade till insatserna eller inte?
• Vad kan resultatet bero på? Hur har åtgärderna fungerat? 
• Vad vill vi fortsätta med och hur? Vad kan vi förbättra? 
• Hur förhåller sig vårt resultat till Demokratistegens grundläggande utgångspunkter? (Se utgångspunkterna i t.ex. Film Detta är Demokratistegen och introduktionssteget). 
• Hur förhåller sig resultatet till studieförbundens demokratiförklaring? 

Ni behöver också utvärdera hur själva genomförandet av insatserna har fungerat. Det kan ni göra genom att låta de som varit med, reflektera över och diskutera hur arbetet gått i förhållande till planeringen. Erfarenheter bör dokumenteras för kommande förbättringsarbeten.

Slutsatserna av uppföljningarna, både i förhållande till målen och genomförandet, behöver sammanställas. Sammanställningen blir också ett viktigt underlag för det fortsatta arbetet.

Systematiskt kvalitetsarbete ska göras kontinuerligt. Det kan med fördel kopplas till rutiner kring verksamhetsplanering och uppföljning och fungera som modell för hur ni kontinuerligt och systematiskt utvecklar kvaliteten i verksamhetens demokratiarbete. Detta innebär att ni, när ni kartlägger verksamheten på nytt, kan få reda på om personalens, de förtroendevaldas och ledarnas upplevelser förändrats till det bättre, eller om arbetet behöver fortsätta. När ni använt modellen ett helt varv kan ni börja fundera över vilken roll deltagarna kan spela i arbetet. Efter uppföljningen blir nästa steg i kvalitetsarbetet alltså att åter igen definiera: Var är vi (nu)?

Här hittar ni stödmaterial för ert arbete med detta steg.

Checklista

• Följ upp om målen ni satte med utgångspunkt i studieförbundens Demokratiförklaring har uppnåtts.
• Följ upp hur genomförandet har fungerat.
• Gör en sammanställning av hur målen uppnåtts, effekterna av insatserna, vad personal, förtroendevalda och ledare drar för slutsatser av arbetet.
• Ta ställning till vilka rutiner, arbetssätt eller annat som bör ändras permanent. Förankra hos ledningen.
• Låt alla involverade ta del av sammanställningar från utvärderingarna och informera om de förändringar som ska permanentas och ge alla tillfälle att dela med sig av sina synpunkter.
• Genomför enkäten igen och utvärdera – hur ser det ut nu?
• Hur ser läget ut i förhållande till Demokratiförklaringen?
• Etablera rutiner för verksamhetens kvalitetsarbete, med utgångspunkt i de erfarenheter verksamheten gjort. Verksamhetsansvariga fattar beslut.

Grattis! Ni har nu gått igenom alla steg i Demokratistegen! Tillsammans har ni bidragit till att stärka ett demokratiskt studieförbund för ett aktivt deltagande i vår demokrati. Dela gärna med er av er feedback och genomför utvärderingen av ert arbete med modellen som ligger efter detta steg.